黃河交通學院東校區中心區鳥瞰圖

黃河交通學        黃河交通學院是教育部批準的河南省唯一一所以培養交通運輸人才為特色的應用型本科高校，在校生1.8萬余人。建校以來，學校秉承“修德、啟智、博學、篤行”的校訓，面向現代綜合交通運輸行業辦學，先后為社會培養了7萬余名專業人才，為區域經濟社會發展提供了強有力的智力支持和人才支撐。

      黃河交通學院地處鄭州“一刻鐘經濟圈”內，與“鄭州黃河風景名勝區”隔河相望，乘坐城際列車從鄭州火車站至學校僅需十余分鐘，交通便利，環境宜人。學校現有三個校區，總占地面積1670余畝，建筑面積70萬余平方米，教科研儀器設備總值1.6億余元，圖書館藏書163萬余冊，校園網萬兆互聯，千兆到桌面，學生公寓空調、洗浴設施齊全，教學樓、實驗實訓樓、體育館、餐廳等設施功能完備，為莘莘學子提供了良好學習生活環境。

OA選型過程：

說起單位OA軟件的選購經歷，至今仍記憶猶新，因為這是我一手操辦的也是我至今引以為豪的事情。我們單位是一所民辦院校，04年我加入時新校區才剛建好一年，學生和教職工人數加到一起還不大五千人，我的主要任務就是維護管理剛建成的校園網和網站。當時所有行政辦公都在一個三層的小樓，我的辦公室剛好和執行院長對門，有機會目睹了每天很多人拿著文件出入領導的辦公室，遇到領導不在或人多時，走廊里就熱鬧了起來，嚴重影響我辦公哈。當時腦海里就冒出一個念頭：為什么不利用現有的網絡搞一個網絡辦公系統那？發揮自己專業特長的時候到了。

受老板“花小錢辦大事，不花錢也要辦事”的理論影響，一開始主要關注開源和破解的系統，一下子下載了十幾個OA系統，經過一一搭建平臺進行測試發現開源系統大都是國外開發的不但中文的少而且不符合國內行情，只得放棄，最后決定向領導推薦一個功能比較適用的一個采用asp開發的破解系統。沒想到院領導看了我給他演示后，喜出望外大為驚嘆：“真是好東西?。≮s緊給大家培訓一下投入使用！“但是就在接下來的培訓中這個破解版的系統差點讓我下不了臺，系統核心功能公文流轉在演示時頻頻報錯，怎么也弄不好，第一次培訓出師不利。這件事讓我明白了一個理“免費的午餐不好吃”。領導對OA系統的重視程度和破解系統的不給力讓我壓力很大,也迫使我的目光轉向了正版系統。

通過IT168網站和搜索引擎，我又訪問了十幾個做正版OA系統的網站，經過幾天測試好容易發現了幾款不錯的可是對方動則數十萬乃至幾十萬的報價直接給我潑了一盆子冷水，做不到不花錢辦事咱做個花小錢辦大事也不錯啊，難道這么難？不過當不經意打開通達的網站時，才真正領會了什么叫柳暗花明，價格是不錯，功能怎么樣那？通過方便的在線測試后，通達OA的功能和方便的操作界面立刻讓我明白了那句“不怕不識貨，就怕貨比貨”的深刻含義。我就象發現了新大陸一樣，立馬就打了購買報告，充分考慮到以后的升級和擴容，選擇購買了通達OA的完美服務版和短信貓加上打印服務器才一萬多一點，換來的卻是終身免費升級和提供服務的全功能版，而且透明的價格和直銷模式也讓老板很是放心。 

選擇通達 OA 的原因

我單位選者通達OA的原因，我總結了一下幾條：

1、平民價格好用而不貴讓小單位也用得起。

2、功能不但多而且實用。

3、安裝配置超級簡單，不需要特別培訓，一般管理員都能勝任。

4、工作流功能不但強大還很靈活、直觀，學習使用起來很容易。

5、有完整的二次開發文檔并開放部分源碼便于單位進行二次開發。

6、有OA知識庫、通達知道、OA社區、qq群等多種渠道幫組用戶交流和解決實際問題。

目前通達 OA 的使用情況：

我院從2005年開始使用通達OA系統到現在已經六年了，目前共有632名教職工在使用，新教師報道第一件事就是先開一個OA帳號，所有員工一上班就登錄OA已經成為一個習慣。主要使用的模塊有：電子郵件、內部短信、手機短信、公告通知、新聞、投票、日程安排、工作日志、通訊薄、個人文件柜、工作流、辦公用品管理、固定資產、會議申請、車輛申請、公共文件柜、網絡硬盤、圖片瀏覽、OA知道、人事管理、招聘管理、薪酬管理、發文收文管理、檔案管理、討論區、文本聊天室等。

通達 OA功能與實際應用舉例：

信息發布

公告通知是我單位OA推廣應用最早也是最廣的一個功能模塊，OA實施之前全院的通知都是采取張貼紙質通知的方式，效果不好還不方便。通達OA啟用后，所有公告通知都有網絡發布，并通過培訓會議強調每天上班登錄OA查看通知的重要性，一開始僅有院辦和信息中心發布具有發布通知權限，后來隨著培訓的深入和OA給大家帶來的便利，給每個部門的負責人開通了發布公告的權限，并規定了針對緊急通知可以發布手機短信通知的要求。這樣一來，大家每天登陸OA后就可以及時查看到各部門發布的最新通知。

新聞模塊也是一個很不錯的功能，我單位所有OA用戶都開通了新聞發布權限，新聞按照類別共分為：部門新聞、校內新聞、國內重要新聞、國際新聞、教育新聞等，隨著大家參與的熱情，員工通過OA辦公不但可以了解校內新聞,還可以花費最少的時間瀏覽國內外最新時事。

工作流

我單位的工作流是在OA推廣應用了近一年后開始進行的，應用之前先有人事處和信息中心人員對各部門的信息管理員集中進行了流程圖設計工具visio的使用培訓，然后規定每個部門按時上交visio制作的流程圖，接著有信息中心挑出兩個有代表性的流程轉化為OA的流程，然后對流程設計的相關人員在機房進行操作培訓，熟練后開始推廣應用，再逐步推廣到其它流程應用。為了使用好電子流程，信息中心下載了通達OA網站上的“工作流使用詳解”、“通達OA工作流程案例及快速入門手冊”、通達OA工作流應用大賽獲獎作品“、“OA使用手冊”等資料通過電子郵件發給每個用戶，鼓勵大家積極參與本部門工作流程的電子化設計和優化，根據使用效果每年評出最佳工作流程給部門和設計人一定的物質獎勵。經過近幾年的不斷努力，現在單位大部門的流程都已經電子化了，流程化管理解決了過去那種由于部門權限劃分不清，辦事拖拉推諉的情況?，F在通過工作流一方面減少了紙質文件的打印和跑腿，另一方面，通過工作流監控和統計可以很方便的知道參與流程的人員的辦事效率。

至于例子本不想獻丑，因為大部分都可以“在通達OA工作流程案例及快速入門手冊“里找到，找不到的也很容易舉一反三。現按照征文要求給出一個簡單的用例：

校園網網站新聞發布流程

流程功能：

規范學院新聞發布流程并審核新聞發布內容，形成固定流程；

流程流轉說明：申請人按照表單要求填寫新聞標題和內容并在附件中上傳word文檔的稿件和新聞圖片，經部門領導、宣傳處領導審核批示后轉交宣傳處新聞發布老師負責在校園網站上發布；

使用范圍：學院所有部門；

表單截圖：

流程圖：

流程圖說明：

由新聞投稿人向本部門提出新聞發布申請，經本部門領導、宣傳處領導、主管領導批示后轉交宣傳處網站管理員發布。

1、申請人填寫信息并上傳稿件后轉交部門領導審核批示。

2、部門領導若認為稿件需要修改或暫不適宜發布選擇相關審批意見后退還申請人。若稿件無需修改可以發布則轉交宣傳處負責人審核批示。

3、若稿件為校內一般新聞，由宣傳處負責人選擇意見后直接轉交部門網站管理員處理，然后由部門管理員反饋申請人結果，流程結束。若稿件內容比較重要，影響比較大則由宣傳處負責人轉交主管院長批示，主管院長批示后直接轉交宣傳處網站管理員處理，然后由網站管理員反饋申請人結果，流程結束。

知識管理

公共文件柜我們是這樣使用的，一開始僅限于每個部門創建了一個以部門名稱命名的文件柜，主要放一些需要其他部門查閱或下載打印的文件模板和管理制度類。后來隨著學院規模的不斷擴大，院領導每天需要通過電子郵件接收的報表也越來越多，這就帶來以下問題：報表種類繁多，電子郵件是按日期分類的而不是按部門或報表的種類分類的，領導不但閱讀起來很是費力而且對重要的報表還要自己歸類存檔，這會浪費領導不少寶貴的時間，有意見是必然的。當然群眾的智慧是無窮的，最后在沒有購買報表組件的基礎上，我們采取這樣的措施解決了這個問題：按照每位院領導需要接受的報表總類分別建立公共文件柜，然后再按年建立二級目錄，按日報、周報、月報建立三級目錄并對文件柜和相關人員設立了上傳和閱讀的權限。事實證明這樣做的效果還不錯，盡管功能跟專業的報表組件沒法比，但是靈活的解決了實際問題。

再說網絡硬盤，一開始放一些比較大的軟件供大家下載，后來OA服務器連上了網絡存儲，硬盤空間一下子大了許多，又新建了多媒體課件、電子書、多媒體素材、視頻講座、等共享目錄并給普通員工開放了上傳下載權限，網絡硬盤變成了我們單位的教學資源共享平臺，此舉得到不少領導和教師的贊賞。

圖片瀏覽這個功能也不錯，一開始只為宣傳處開放權限，后來隨著數碼相機的流行和工會攝影協會的成立，又給各個部門和攝影協會分別創建了圖片目錄并設置了相應的權限，這下子，很多員工可以及時從這里分享最新的新聞圖片而不用像以前通過電子郵件這種方式了，也算是一種創新吧。

OA知道這個功能我們也是最近兩年才利用起來，效果還不錯，開始主要有OA管理員來解答員工提出的一些問題，比如一些工作流的使用問題，刪除短信的問題，公告通知怎么刪除等，后來慢慢的提問題的多了，回答問題的也多了，大大減輕了OA系統管理員的勞動量，絕對是OA系統管理員和提高OA使用效果的一個得力幫手。

內部討論區

在我們單位，討論區絕對是一個熱門的板塊，每天都有新帖和熱貼，時不時還可以看到院領導的跟貼。通過內部討論區的建立，幫助單位基層員工打通了直接和高層領導交流溝通的通道，一下子拉近了普通員工和高層領導的距離，以前很多問題大家可能只限于QQ群里發發牢騷，但根本解決不了實際問題，但是問題發到討論區里就不一樣了，很多反應問題的帖子一發出來，相關部門就會立即回應，確實又好又快的解決了不少問題。

報表組件

報表組件我們單位暫時還沒有購買暫不發表意見，但可以肯定的這是一個很有用的模塊。

其它功能模塊

內部郵件：在使用時單位很多用戶反映由于工作需要經常會給不在同一個部門不同角色的人發郵件，沒回都要一個一個選好麻煩，剛開始一直沒有找到好的解決辦法，就到發件箱里找到以前發的郵件，點再次發送，然后改標題和內容來解決。后來有一次在控制面板里修改個人資料時，發現那個自定義組，想到了發郵件時也看到了那個自定義用戶組，是不是一回事那，一試還真是，二話不說立即以新聞的形式發布了出去，接下來就是好評如潮啊。

產生的效益

通達OA的使用讓單位真正實現了無紙化辦公，效益顯著。首先從老板來說，上這個系統花錢不多，但是直接看得到的效益是節約了大量的打印紙和墨粉的開銷，隱形效益是系統上線后，通過大量工作流程的使用，學院很多工作已經標準化、流程化，一方面沒有了過去一大早就有很多人拿著文件等領導批示的壯觀場面，另一方面，工作流的使用使工作工作變得清晰透明，每一步都對應有負責人，有效減少了以前經常出現的幾個部門互相扯皮推脫的想象，大大提高了工作效率。從管理層來說，通過OA系統可以方便的給所管部門分配任務，還可以隨時查詢員工的工作日志和監控工作流程，方便對下屬員工工作的監督和考核。對于職員來說，OA豐富的功能模塊就是自己工作的得力幫手，通過OA系統，即使有加班也無需留在辦公室了，可以在家里甚至在路上都辦了，不但工作效率提高了，還實現了快樂工作的愿望。