通達OA助力學(xué)院數(shù)字化校園辦公新體驗

                                                    鄭州財稅金融職業(yè)學(xué)院

一、學(xué)院簡介

鄭州財稅金融職業(yè)學(xué)院是河南省政府批準(zhǔn)成立的一所普通公辦高等職業(yè)院校，位于鄭州市管城回族區(qū)。學(xué)院辦學(xué)設(shè)施完善，校園環(huán)境優(yōu)美，交通便利，占地301畝，建筑面積15萬平方米，圖書館藏書96萬冊，數(shù)字文獻資源豐富。 

學(xué)院師資力量雄厚，結(jié)構(gòu)合理?，F(xiàn)有專任教師700余名，其中具有副高級專業(yè)技術(shù)職稱以上教師近100人,研究生以上學(xué)歷教師300余人，“雙師型”教師293人?，F(xiàn)有中國職業(yè)院校教學(xué)名師、省市級教育教學(xué)專家、教學(xué)名師、優(yōu)秀教師、學(xué)術(shù)技術(shù)帶頭人、技能大師等人才30余人。近年來，學(xué)院教師在各級刊物發(fā)表期刊論文千余篇、出版著作100余部、申報各項課題300余項、申請實用新型專利74項。獲得省部級獎勵3項，市廳級獎勵15項。學(xué)院教師作為主要完成人參與的軟科學(xué)項目被評為河南省科學(xué)技術(shù)進步獎二等獎。

二、項目背景

我校自建立已來，都是以傳統(tǒng)紙質(zhì)文件來辦公，造成了極大的不便，尤其是領(lǐng)導(dǎo)出差，但部分文件又急需領(lǐng)導(dǎo)簽閱，這種情況短則兩三天，長則一兩周。在2021年6月經(jīng)過學(xué)校和通達OA河南公司的共同努力下，通達OA辦公系統(tǒng)正式上線，改變了學(xué)校內(nèi)部的辦公方式，提高了工作辦公效率和工作質(zhì)量，同時也為學(xué)校節(jié)約了人力和財力。改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公方式，節(jié)約紙張，讓學(xué)院的規(guī)章制度真正落地,讓教職員工的行為更加規(guī)范、高效，也提高了教職員工的執(zhí)行力。特別是優(yōu)化了學(xué)院的工作流程，真正實現(xiàn)了學(xué)院“流程統(tǒng)一、責(zé)權(quán)分明、管理高效”。

三、項目內(nèi)容

1、通達OA系統(tǒng)為學(xué)校提供了內(nèi)部通訊方式，如：即時通訊、內(nèi)部電子郵件、公告通知、事務(wù)提醒等多個常用功能。

2、通達OA系統(tǒng)的安裝和維護簡單、快捷，并且具有比較出色的運行可靠性能。

3、性價比高，容易使用和維護、后續(xù)升級服務(wù)及時，可擴展性好。

4、文檔管理的智能化，使各類文檔（包括各種文件、知識、信息、合同）能夠按權(quán)限進行保存、共享和使用，并且提供方便的查閱。

5、整合學(xué)院數(shù)字化校園系統(tǒng)，形成了學(xué)院辦公統(tǒng)一化和便捷化。

四、項目實施

2021年4月通達人員開始駐場項目實施，了解到學(xué)院內(nèi)部辦公采用的還是紙質(zhì)辦公，無法保證信息的及時性，同時大大的浪費了人力物力。根據(jù)學(xué)院的院長、信息化中心主任的工作指導(dǎo)和意見，發(fā)揮通達OA系統(tǒng)的強項，搭建一個學(xué)院統(tǒng)一的內(nèi)部辦公平臺，通過該平臺以實現(xiàn)學(xué)院全部的文件及工作流程運轉(zhuǎn)，公告及會議的通知管理。

通達OA幫助我們實現(xiàn)了很多的個性化需求，下面重點列舉幾個功能模塊說明。

系統(tǒng)和學(xué)院的門戶系統(tǒng)做了整合，統(tǒng)一從門戶平臺登錄系統(tǒng)：

1、信息中心

針對學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及教工們常用的功能，定義到主頁界面下，方便領(lǐng)導(dǎo)及教職員工全球日常使用。

2、信息發(fā)布

公告通知和新聞功能面向全學(xué)校開放。通過授權(quán)，各部門根據(jù)自身需要自行管理和發(fā)布信息。此模塊的應(yīng)用，代替了以前紙質(zhì)時代，通知靠電話、文件靠人工取的工作方式，節(jié)約了大量人力物力，也使得信息發(fā)布更及時、告知面更廣、信息更詳盡、查詢也方便。

3、文檔管理

文檔管理智能化使學(xué)院各種文檔實現(xiàn)電子化歸檔管理，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進行使用和共享。實現(xiàn)文檔管理智能化以后，如學(xué)校新入職教職工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己進入系統(tǒng)就可以看到這個學(xué)校積累下來的東西，規(guī)章制度、各種資料文件等等，只要他的身份符合，就可以根據(jù)閱覽的范圍，自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。

4、通達OA精靈和即時通訊IM

OA精靈要特別提一下，配上即時通訊的OA精靈，功能實用方便，為員工之間傳遞文件、實時交流提供了很大便利，微信形式的登錄界面，便捷的操作，成為員工最受歡迎，使用頻率最高的應(yīng)用方式。

5、流程中心

整合了學(xué)院所有的內(nèi)部流程的運用，從文件審批到用車申請，會議管理、印章管理、請銷假、費用報銷等等，可直接在首界面查看常用工作，以及發(fā)起新工作，黨用流程共計60余個。

流程中心列表

以收文處理箋申請為例（以下圖1為預(yù)覽界面，實際發(fā)起工作圖如圖2），新建工作流程的同時，自動申請人的姓名、部門、日歷形式的時間控件，可精準(zhǔn)的獲取當(dāng)前人員信息，流程運轉(zhuǎn)自動選擇對應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，支持領(lǐng)導(dǎo)手寫體簽章，雙擊即可獲取快捷輸入語，簡化領(lǐng)導(dǎo)審批時間，從而加快流程的運轉(zhuǎn)速度，極大的提高工作效率。

表單樣例：

圖1

流程樣例：

圖2

五、感謝通達

很高興和通達人員一起參與到了整個通達OA系統(tǒng)的實施工作，從此，我的工作內(nèi)容多了一項“通達OA系統(tǒng)維護”的任務(wù)。通達OA系統(tǒng)從根本上為我們學(xué)院提供了很大的便利，從我個人角度出發(fā)，基本上不用再挨個辦公室再去找領(lǐng)導(dǎo)簽批文件了，學(xué)校內(nèi)的制度，也越來越規(guī)范，數(shù)據(jù)的保密性也得到了保障，同時也節(jié)約了大量的紙張，給學(xué)校內(nèi)部的管理帶來了很大的幫助。