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紅頭文件是我國行政機關實現上情下達的唯一法定方式，印章則是文件有效性的表現形式。隨著電子政務逐步深入的開展，政府內部實現了無紙化辦公，實現了日常文件的起、審批和流轉的網絡化與電子化。同時，如何實現上、下級之間的無紙化辦公和政務交流，越來越多為政務信息化建設部門所重視。通達公文傳輸系統正是針對公文傳輸的這種需求，在政務信息化領域所邁出的重要一步。
公文傳輸系統利用計算機網絡技術、版面處理與控制技術、安全 技術等，實現了單位與單位之間紅頭文件的起草、制作、分發、接收、閱讀、打印、轉發和歸檔等功能，以現代的電子公文傳輸模式取代了傳統的紙質公文傳輸模式。
公文傳輸系統的使用需要先用計算機進行公文排版，然后經過版式轉換使之成為不可篡改的版式文件，再通過電子蓋章加密，制作成含有紅頭和公章的電子公文文件，并通過計算機網絡直接發送給接收方，接收方在收到電子公文后，通過安全認證和實時解密，通過專用的版式閱讀器來閱讀內容和版面與發送方完全一樣的公文文件，最后在權限允許范圍內用彩色打印機打印出具有正式效力的含有紅頭和公章的公文。整個過程都是通過計算機來實現，并且需要進行全程的安全與保密控制，從而大大縮短了公文傳輸的時間，并有效保障和提高了公文的安全性。下圖為公文傳輸流程圖：
在現階段的電子政務建設過程中，完全實現無紙化辦公對于絕大多數地區和單位來說都還有很多現實的困難，相比之下，公文傳輸系統既利用了電子網絡傳輸的便捷性和電子文件管理的先進性，又遵從了公文的安全性、嚴肅性、規范性，與現行有紙辦公方式兼容，且建設周期短、見效快、收益大，尤其該系統的建設基本不改變現有流程，因而是各行政、企事業單位開展電子政務和辦公自動化的最佳突破口。
“公文管理”是政府機關日常辦公的核心業務。在傳統的手工作業的公文管理中，存在著低效率、少監督、欠管理的弊病，因此，建立一個好的公文管理系統是確保政府機關行政管理高效辦事、廉潔行政、規范管理和提高效益的基礎。
“公文管理”按來文源不同可分為：收文管理和發文管理。收文管理主要對外來公文（紙質或電子公文）進行管理和管理，實現收文登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦和歸檔等全過程的電子化管理。發文管理主要管理來文轉發和內部制發的公文，實現公文的草擬、審核、簽發、編號、打印、分發、歸檔等全過程的電子化管理。
“公文”本身是一種不規范的文檔型數據，管理方式也是隨公文性質、內容、重要性、緊急程度等諸多因素的不同而有不同的流程和權限要求，針對這一特點，西誠電子公文管理系統的“公文管理”模塊在設計中充分體現靈活性和易操作性之間的平衡，同時，提供了嚴密的安全機制和完善的催、督辦功能，以消除辦文中的越權、泄密、拖沓等現象，另外，還提供了完善的流程跟蹤監督、統計查詢工具以規范行政行為和提高管理服務質量。
安全性要求無疑是首先要滿足的要求。一方面由于網絡環境的廣泛性和復雜性等特點，文件在網絡傳輸過程中可能會被截取或者篡改，另一方面內部失密更是需要嚴加防范的，據統計內部失密案件要超過信道失密的數量。具體要求如下：
公文內容不被非法截取、篡改和偽造；
在公文傳輸的時候，首先我們需要防止公文被非法截取，這是網絡安全的問題。同時也需要考慮到，萬一公文被非法截取的話，公文的安全如何得到保護，這就需要通過密碼技術來解決。根據國家有關管理部門的要求，正式公文必須采用硬件加密，含有國家機密的文件還必須采用國家指定的密碼機。
單純從技術角度講，采用普通的數字簽名技術即可防止公文被非法截取、篡改和偽造，但從應用角度看，建立 CA 中心做實 時 CA 認證的方式要求每一臺使用電子公文的電腦與CA 中心都要保持實時在線的高速連接，還涉及到內外網分離、誰來負責 CA 中心的建設與管理等很多非技術因素，在實踐中不是很容易推廣，因此離線式的數字簽名技術就成了更佳的選擇。由于公文傳輸系統本身的特性，離線式的數字簽名技術不僅更易推廣，而且也更加安全可靠。
電子印章的安全性；
對公文傳輸來說，加蓋電子印章是必不可少的。這就要求電子公文文件必須具有高度的保密性、嚴肅性、不可抵賴性、不可偽造性和不可篡改性，并對電子公章實施專門的保護，不允許出現安全漏洞。因此，就必須在公文傳輸、處理、存儲等過程中，保證印章不被非法盜用；
印章作為公文有效性的象征，在公文系統的重要性是不言而喻的。如何進行電子印章的安全保護？我們從印章的存放、使用、以及加蓋到文件上的印章這三個方面來闡述印章的安全性要求：
印章存放安全：實物印章看得見摸得著，可以鎖在保險柜中有專人保管。電子印章是無形的，必須存放在移動存儲介質（U 盤、軟盤）上，這樣就可以和實物印章一樣鎖在保險柜中有專人保管，按照同樣的印章管理制度進行管理。
印章使用安全：實物印章是誰拿到誰就能用，在哪里都可以用。電子印章在使用上采取了更多的安全措施，有效防止了印章被非法盜用。
當前，在國家信息化體系建設中，政府信息化已成為整個信息化建設中的關鍵。推動電子政務的發展，是一種世界性潮流，也是電子信息技術應用到政府管理的必然趨勢。隨著計算機和網絡技術在政府辦公中的廣泛應用，很多信息可通過電子信息通道傳遞。但對于大量存在的機要文件和物件，由于其機要保密和憑證特性等要求，有很多無法通過網絡直接傳輸，而必須以實物的方式進行傳遞、處理和保存。長期以來，各級黨、政、軍、企事業單位的紙質文件收發、流轉工作主要是靠手工簽收、手工登記（錄入）完成的。手工管理方式受人為因素影響大，效率低，容易出錯，不易分清責任，對不可避免的錯誤或者漏洞難以追蹤和糾正，甚至還會出現失泄密等重大事故。且由于文件的收發流轉信息一般在登記本上，查詢統計很不方便，信息資源難以共享，無法適應由于信息量的快速膨脹，管理部門對大量信息處理提出的快速、準確的要求。
另一方面，在傳統的辦公自動化系統中，需要分發交換的文件和文件相對應的電子信息是脫節的，經常出現文件的電子信息已經發到領導的電腦上而紙質文件還沒有到達，或者領導已經在紙質文件上進行了批閱，秘書還要重新錄入電子信息的情況，使紙質公文與電子公文形成“兩層皮”現象。因此，實現以數字化技術為基礎的政府機關機要文件流轉作業的全面信息化管理已成為政府機關政務信息化建設工作的一個重要領域。
電子公文系統分發文工作流程和收文工作流程兩個部分。發文工作流程包括版式文件的生成、文件蓋章加密、公文分發；收文工作流程包括文件的簽收、公文打印；系統還包括回執功能，以及與其他信息交換平臺之間的接口。接下來我們詳細介紹整個通達公文系統的功能。
公文發文：
(1)任一部門任一工作人員都可起草公文,即擬稿。
(2)在擬稿以后提交給核稿人進行核稿，核稿人可以是同級也可以是上級。
(3)對于核稿沒有通過的，核稿人可退回給擬稿人重新擬稿直到滿意為止， 退回的同時給出核稿意見。
(4)核稿通過后提交給上一級領導進行審核，并寫明審核意見；對于未能通 過的公文審核人可退回給擬稿人，同時提出審核意見，令擬稿人做出修改。
(5)通過審核的公文提交給再上一級領導進行簽發，領導人寫明簽發意見后， 由相關人員進行發文處理。
(6)發文人在收到要發送的公文后，將上級領導的處理意見一并發給簽收部門，然后等待簽收部門簽收。
(7)簽收部門進行簽收后，發文人將此公文歸檔。
公文收文：
(1)簽收部門收到公文后首先簽收，并告知發文部門的發文人其發文已經簽 收，然后簽收人再將收文進行登記。
(2)收文登記后交到擬辦人那里，擬辦人提出擬辦意見提交給上級領導閱批。
(3)上級領導閱批后提出閱批意見，按要求的承辦部門交給分辦人進行辦理。
(4)分辦人根據承辦部門將公文及閱批意見一并提交到各承辦部門。
(5)承辦部門在收到公文后填寫承辦意見及辦理情況。
(6)承辦部門辦理公文后，將此收文歸檔。
公文流程中支持自定義流程，根據單位實際公文發文流程實施搭建。發文處理是指以本單位發出去的文件的處理國策。行文具有相似的工作處理流程。發文處理模塊有以下要求：所有的發文要求通過擬稿、核稿、審核、簽發、套紅、發文、歸檔。
例：在公文流程中可實現，由擬稿人進行發文擬稿，部門核稿、會簽、辦公室審核、主管領導簽發、文書編號、套紅蓋章、經辦人校對、公文發文，歸檔等操作。
一、發文擬稿：在發文擬稿環節可進行發文擬稿、上傳正文、添加附件；在發文稿紙中可填寫“文號”“緩急”“密級”“標題”等常用字段，如下圖所示。
右上角點擊【正文】按鈕，可在正文區域進行正文擬稿或正文上傳操作。正文編輯好后，點擊右上方【保存】按鈕，即對正文進行保存操作，提示保存成功，在表單下正文區域自動形成正文區域。 右上角點擊【附件】，即可看到附件區，用于上傳相關附件。
二、辦公室核稿：辦公室核稿步驟，由辦公室負責人對正文進行核對工作，點擊正文區域對正文進行下載、閱讀、在線編輯等操作。
對正文點擊在線編輯即可對正文進行核稿，支持保留痕跡及隱藏痕跡功能。當核稿通過即可轉交下一步；當核稿沒有通過的，核稿人退回給擬稿人重新擬稿直到滿意為止，退回的同時給出核稿意見。
三、會簽：當公文的內容涉及本單位的多個部門或與其他單位有關時，進行會簽操作。此會簽功能支持對于會簽意見根據時間、角色排序進行升序或降序顯示。
四、主管領導簽發：通過辦公室審核的公文提交給再主管領導進行簽發，領導人寫明簽發意見后， 由相關人員進行套紅蓋章處理。 此會簽功能支持對于會簽意見根據時間、角色排序進行升序或降序顯示。
五、編號與套紅、蓋章：正文套紅是按照單位規定的紅頭樣式，做出對應的紅頭內容，上傳到OA系統中。有套紅權限的人在處理附件時可直接將紅頭樣式套入到公文正文中，形成紅頭文件。目前通達OA支持多種套紅板式，自動引入紅頭；促進企事辦公信息化、公文電子化，降低文件錯誤率和耗材開支。
由套紅、蓋章負責人對正文點擊在線編輯即可對正文進行套紅及蓋章操作。
六、由經辦人進行公文校對，主要在公文辦理過程中，以簽發的文稿為標準，對打印的清樣進行核對的工作。公文校對是確保行文規范，內容準確，避免發生紕漏的一個重要環節，是把好公文質量關的有效手段。
七、辦公室發文：公室發文人在收到要發送的公文后，將上級領導的處理意見一并發給簽收部門，然后等待簽收部門簽收。
八、歸檔：簽收部門進行簽收后，發文人將此公文進行歸檔。
公文流程中支持自定義流程，根據單位實際公文收文流程實施搭建。在接收到上級單位下發正式文件后，公司專人通過OA上傳公文資料，以公文流程進行公文審批、公文流轉操作。
例：公文流程中可實現，文書收文登記，轉交辦公室進行擬辦，轉交領導批示后由辦公室負責人根據領導批示轉交到分管領導進行批示，再次回到辦公室根據分管領導意見下發到相關部門負責人，由部門負責人接收到領導辦理意見后進行辦理并內部流轉公文，最終匯集到文書處進行公文歸檔操作。
一、文書收文登記：在收文登記環節可進行上傳添加附件；在收文稿紙中可填寫 “收文文號”、“來文機關”、“來文文號”、“來文日期”、“文件標題”、“重要級別”等常用字段字段進行收文登記，如下圖所示。
二、辦公室擬辦：辦公室擬辦步驟，由辦公室負責人對來文進行查閱，可對來文進行下載、閱讀操作。根據來文內容辦公室填寫擬辦意見。
三、領導批示：領導批示步驟可對來文文件進行簽批操作，并填寫批示意見。
四、分管領導基于領導批示及來文相關內容，對文件進行補充批示，再下發至各部門負責人進行承辦工作。領導批示頁面，根據會簽功能支持對領導批示意見根據角色排序進行升序或降序顯示。
五、部門負責人根據所有領導批示意見，對來文內容進行詳細閱讀并辦理工作，填寫部門辦理意見，將來文文件在內部進行傳閱，組織部門員工共同辦理或知曉該文件。
六、各部門承辦完畢并在部門內部流轉后，轉交到文書節點，由文書對公文進行公文歸檔操作。
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