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中鐵四院集團廣州設計院有限公司應用案例
作者：中鐵四院集團廣州設計院有限公司 尹璐
中鐵四院集團廣州設計院有限公司（以下簡稱“鐵四院廣州院”）創建于1952年7月，其前身為廣州鐵路勘測設計研究院，原隸屬于廣州鐵路（集團）公司，2004年初劃歸中鐵第四勘察設計院集團有限公司。我院現有工程技術人員200多人，其中高級工程師53人，工程師88人，各類執業注冊工程師56人；持有鐵道行業甲級、建筑行業甲級、工程勘察專業類巖土工程甲級等資質證書，鐵路工程、房屋建筑甲級監理資質以及鐵路、建筑和巖土工程甲級工程咨詢資格證書；取得了質量、環境和職業健康安全管理體系的認證證書。能夠獨立承擔鐵路、公路、橋梁、隧道、工業與民用建筑、給排水、消防環保、巖土工程、電力、工藝設備、通信信號、市政工程、城市軌道交通等項目的勘察設計、技術咨詢及工程監理、工程總承包業務。鐵四院廣州院作為中鐵第四勘察設計院集團有限公司全資子公司，可承擔集團公司資質范圍內各類綜合性項目的勘察設計。 鐵四院廣州院建院近60年來，參與或完成了衡廣復線、株六復線、渝懷線、海南西環線、粵海通道湛海線、廣州至新塘市郊客運線、福建白馬港、福州羅源灣北岸鐵路支線等大中型鐵路工程；廣州地鐵、廣珠城際、穗莞深城際、佛肇城際等多個軌道交通工程；廣州鐵路（集團）公司管內車站、貨場、專用線的新建或改擴建工程；高層綜合辦公樓及高層住宅樓等工程項目勘察設計。承擔了武廣高速鐵路、海南東環客運專線、廣珠鐵路、贛韶鐵路等工程項目的施工監理。完成了湖南華菱湘潭鋼鐵有限公司路企直通鐵路改造、臺泥（英德）水泥有限公司鐵路專用線的工程總承包。鐵四院廣州院秉承技術領先、顧客至上、服務社會的宗旨，完成的多項工程勘察設計先后獲得了國家銀質獎、鐵道部優秀設計獎和廣東、湖南兩省、廣鐵集團公司科技進步獎以及廣東省優秀工程咨詢成果獎；承攬的多項監理項目分別獲得了鐵道部火車頭優質工程、廣州市安全文明施工樣板工地、廣鐵集團創樣板工程等獎項，在華南地區展示了雄厚的實力，樹立了良好的信譽，連續八年被評為廣州市“守合同重信用企業”。
我院在考慮OA的時候主要是考慮符合我院使用需求，另外一個是價格適當，在了解了市面上一些OA系統以后，發現國外的產品功能龐大，系統要求高，產品價格也相當高，且里面很多功能我院目前都無法用上，國內其他的OA軟件像通達OA有如此多客戶的不多見，而且通達OA長時間提供各種升級維護信息幫助客戶解決各種問題值得稱贊，而且通達OA里面的大部分功能都是符合我院需求的，所以我們決定選擇性價比不錯的通達OA。
目前我院廣泛使用通達OA系統，大致上使用了大半年左右，用戶大致上在100-200之間，主要適用的模塊為個人事務/工作流/行政辦公/知識管理/附件程序/系統管理。
個人事務
這個模塊中個人用戶可以很方便的查看已經發布的公告和通知，自行設置工作日志等。
鑒于本院的工作情況，經常需要某些非特定用戶一起討論及交流某些問題，其中消息管理的即時通訊群組功能給用戶提供了便利，這方便用戶可以自行設立群組進行內部討論，不過關于群組設定的時候的排序號不是自動生成，容易導致很多群都是同一個序號，容易導致混亂。
信息發布
由于使用OA之前本院主要采用張貼公告和通知的手工模式，難保有員工無法及時看到消息的情況，通過OA的公告和新聞可以非常方便的及時通知到所有的員工，保證消息的傳達。
工作流
工作流主要用于我院已有的部分工作流網上處理，主要幫助我們解決了很多時候一個事情需要一個人從頭到尾跑遍才能完成的問題，建立好工作流以后，用戶只需在電腦前處理自己的部分，整個流程可以很清楚的進行自動化處理，節省了用戶的時間，提高了工作處理的效率。
院發文呈批流程
流程功能：通過網上進行發文申請處理，形成固定流程，提高辦公效率；
流程流轉說明：綜合管理部部門人員擬稿，經過審核完成后，報經相關領導審批，最后按照審批意見歸檔或者轉請其他領導會簽后歸檔；
使用范圍：院綜合管理部。
流程圖：
流程圖說明
1.第2及第3步驟都具有回退功能；
2.第1步驟必須上傳附件以后才能轉交到下面的步驟，否則提示錯誤；
3.第4步驟根據第3步驟領導的批示決定，是直接存檔或者轉發給有關領導進行會簽；
4.如果第4步驟轉發給有關領導會簽之后再轉交給相關人員進行歸檔處理。
院繪圖申請流程
流程功能：規范設計人員繪圖申請流程，形成固定流程，幫助規范化繪圖申請以及統計；
流程流轉說明：設計人員填寫繪圖申請表單同時上傳帶打印文件，經過相關部門領導審核完成后，轉交給圖文中心繪圖人員進行打印，結束后同時通知設計人員繪圖完成。
使用范圍：院圖文中心
流程圖說明：
1.第2及第3步驟都具有回退功能；
2.第1步驟必須上傳附件以后才能轉交到下面的步驟，否則提示錯誤；
3.第3步驟完成后同時通知發起人。
知識管理
知識管理的模塊我們主要是利用公共文件柜作為分享院內發布公共文件的作用，共享的同時通知各位相關用戶查看以及簽閱，做到保證相關人員都看到文件。
以往我們都是通過局域網共享文件給大家訪問和下載，網絡硬盤則很方便提供給我們一些常用軟件的分享。
其它功能模塊
郵件功能一方面可以讓OA很方便將相關的信息和文件方便的傳遞給特定用戶，另外一方面也可以通過Internet郵件的功能接收和發送互聯網郵件，免去打開多個郵箱的麻煩，極大的方便了用戶，提高了效率。
項目管理的模塊才剛剛開始試用，里面有一些情況還并非非常清晰，而且部分情況與本院實際工作情況有差異，所以實施起來還是有不少問題需要解決的。
通達OA最重要的作用是滿足我院局域網信息和文件分享的需求，同時在此基礎上我們開發了一些內部工作流程，極大的方便了用戶，理清了流程和職責，保證了每個用戶只處理自己權限范圍內的工作，同時保存了相關表單證據，一方便老板需要的時候可以隨時調用查看相關信息，另一方面管理層可以對現有的信息和文件處理進程進行監控和管理，再者員工可以專注于自己權限范圍內的工作，再無需為看不到信息或者處理過多與自己工作無關的工作而浪費時間，此外也很大程度上幫助了網管管理好網絡和人員，方便各種信息的交互，最后通達OA一改我院以往傳統原始的手工處理和分享信息的方式，減少了工作復雜度，極大的提升了用戶的工作效率，為我院的辦公自動化提供了很大的便利。
400 8859 569
