通達成就輝煌

蘭州億路達物流有限公司應用案例

作者：蘭州億路達物流有限公司 歐自平

 

第一部分、個人介紹

 

姓名：歐自平

學歷：本科

專業：計算機科學與技術

專業特長：

熟悉C、C++、VC++，對sql server數據庫比較了解，有兩年的開發經驗，對oracle數據庫有將近一年的使用經驗。其他熟悉的軟件有Dreamweaver、Flash、Photoshop等。

項目經驗：

2009年10～2011年6月

在蘭州東保迅捷網絡科技有限公司工作，開始對通達OA研究學習，擔任OA項目實施工程師一職，在此期間完成了多個OA項目的實施以及工作流的設計與制作，主要包括：甘肅省高等級公路管理局、武威公路總段、甘南人民廣播電臺、甘南電視臺、甘肅盛業房地產開發有限公司等。

2011年6月～至今

在蘭州億路達物流有限公司工作，如要負責網絡、軟件的維護工作，維護的軟件有通達OA、現代遠航物流管理系統、管家婆、中科財務系統，其中重點是OA工作流的設計與制作。

 

第二部分、企業介紹

 

公司名稱：蘭州億路達物流有限公司

成立時間：2004年10月

公司人數：300-500人

年銷售額：500-800萬

企業簡介：

億路達物流有限公司是根據現代化企業管理機制組建的一家規范化、專業化的物流企業。創建于2005年，總部設在蘭州，專營國內公路零擔運輸業務，至今（2011年）運營網絡已遍及甘肅、青海、陜西大部分地區，公司規模、客戶、貨量、營業額逐年迅速遞增。

夯實基礎、有序擴展：公司目前已贏得廣大客戶的高度信任，在同行業中脫穎而出。隨著業務和規模迅速擴展，致力于加強公司的基礎建設，大力推行工作流程的標準化，提高設備和系統的科技含量，并積極、有序地發展全國各地運輸網絡，保持穩健中提升的作風，向物流行業標桿企業看齊。

完善服務，開拓創新：保持公司一貫的優良服務，積極探索、完善工作流程的標準化、專業化。推行“人才興企”的發展戰略，高聘、培養和造就一支高素質專業物流人才不斷充實公司的管理隊伍。以現代企業管理為基本取向，以集約經營為目標，積極探索客戶需求，以專業精神協同客戶設計低成本的物流供應鏈管理模式，為客戶提供快速安全的流通渠道，提高客戶的市場競爭力。

承載重托，誠信共贏：公司的全體員工秉承誠信服務的宗旨，牢記客戶的重托，始終堅持忠誠履責提高承載能力和服務水平，以滿腔熱情完成客戶使命，將以更優質的服務，實現“人性化、品牌化”的服務理念，竭誠與新老客戶攜手同行，共創未來。

一切，只為客戶解決問題，幫客戶創造價值。

第三部分、選型過程以及使用情況

2011年4月份公司董事長鄭士義先生去杭州參加由楊善平先生主講的有關公司管理方面的講座，在講座期間楊教授將通達OA給大家做了一個簡單的介紹，鄭董回來以后給北京打電話了解到了通達OA在甘肅的代理商——蘭州東保迅捷網絡科技有限公司，當時我是在蘭州東保迅捷網絡科技有限公司的一名員工，是我接待的鄭董，詳細的介紹了通達OA的相關功能，特別介紹了OA亮點——工作流模塊，鄭董聽后感覺這是一款很不錯的軟件，決定試用一段時間，我就給安裝了一個試用版的，同時免費做了兩個工作流，經過一個月的試用后鄭董決定用這款軟件，2011年6月份安裝調試成功后，7月份正式使用，后來我也沒架住鄭董的誘惑也到了蘭州億路達物流有限公司上班，成為億路達物流有限公司的一員。

在鄭董的名下現在有三個公司：蘭州億路達物流有限公司、陜西億路達物流有限公司，蘭州一路達商貿有限公司，由于業務來往的關系，現在這三個公司都用這一套OA，使用人數在300人左右，由于工作性質的不同白天同時登陸的人數在150-200之間，晚上大概在80-100人，使用的模塊主要有個人事務下面的微訊、電子郵件、公告通知、個人考勤、日程安排、通訊簿、工作日志等。知識管理下面的公共文件柜、網絡硬盤、圖片瀏覽。行政辦公下的車輛管理也在一步步的推進使用，最主要的用的最多的還是工作流模塊，現在三個公司所使用的工作流有86個，平均每天發起流程數量在80-100條之間，工作流涉及到了行政人事、業務、財務、倉儲管理等方面，基本上涵蓋了公司業務、管理的方方面面，同時每月還對OA系統的使用情況進行績效考核，以促進OA系統進一步更好的使用。

在今年年底準備再上短信組件，明年準備使用報表組件，這兩個組件現在也在觀察試用當中。

第四部分、通達OA與實際應用舉例

1、信息發布

由于現在是三個公司同時用一套OA，但是在信息發布的時候可以按照部門、角色、甚至具體到人員進行發布，這使三個公司同時用一套OA但是不相互影響，以前像這樣的問題都是發短信通知，有時候有收不到的現象存在，同時發短信字數有限，速度比較慢，用OA的公告通知就解決了這個問題，提高了工作效率。

2、知識管理

公共文件柜中現在存放了一些大家在工作過程中都可能使用到的一些工具、文件等，實現了文件的集中存放，用的時候可以直接從公共文件柜中取，而且比較方便快捷，只要是有網絡的地方就能使用，以前都是自己銬在u盤上隨身攜帶，而且u盤上的東西比較容易丟失，一旦丟失恢復起來也比較麻煩，而且每人一個u盤算下來也是一筆不小的開支。

公共文件柜截圖

網絡硬盤中存放了大車的一些資料，在工作流中有一個大車跟蹤流程，幾乎是每天都使用的，在每發一輛大車時將發起一個大車跟蹤流程時同時將大車的資料在網絡硬盤中取出來以附件的形式隨工作流一起發起，大車在行駛的路途中一旦發生什么意外或者事故，可以第一時間知道是那輛車以及這輛車的詳細資料，及時準確的保證了司機的安全問題以及貨物、車輛的安全問題。

網絡硬盤截圖

3、工作流

(1)請假流程

請假流程表單

請假流程圖

此流程主要是解決了考勤主管在統計考勤時的誤差，減少了不必要的麻煩，以前供公司請假還是采用傳統的請假條的方式請假，有時有考勤主管的疏忽講假條丟失的情況，造成員工與考勤主管之間的誤會，自從使用流程以后，月底將員工的請假流程導成報表交給考勤主管后統計員工的請假，此類的問題再也沒有發生過。

流程說明：

1、如果請假人是普通職員（不包括辦公室的人）且請假天數小于3天的，經部門部長批準后就可以完成請假。請假天數大于3天小于5天的，經部門部長批準后還要到辦公室批準后才能完成請假，請假天數大于5天的，經部門部長批準、辦公室批準后還要經總經理批準后才能完成請假。

2、如果請假人是辦公室普通職員或者部門部長，請假天數小于5天的，直接由辦公室主任批準后就可以完成請假，請假天數大于5天的，經辦公室主任批準后總經理批準后才能完成請假。

3、如果請假人是辦公室主任，不管請假天數是幾天，直接由總經理批準后就能完成請假。

4、如果請假人是總經理，不管請假天數是幾天，直接由辦公室主任批準后就能完成請假。

⑵、貨損貨差處理理賠流程

以前公司的各個到貨站點（涵蓋了整個甘肅省以及西寧、西安）發生貨損貨差都是采用電話的形式上報公司理賠部相關人員，再有理賠部調查各個環節的相關人員，主要包括收貨人、承運小車司機、承運大車司機、理貨員、運營部、裝車人等，且調查的結果都沒有記錄，開理賠會時也是口頭闡述，這中間經過的人數較多，產生的誤差較大，給客戶造成的損失也比較大，一直是抱怨不斷，且理賠部的人也不能看出貨物到底損壞到哪種程度，給理賠工作帶來了一定的難度，自從使用貨損貨差理賠流程以后，到貨站點一旦發現貨損貨差情況，將以工作流的形式上報公司理賠部，可以將貨損的情況描述的一清二楚，同時貨損照片也可以以附件的形式傳達到理賠部。由于公司一天下來產生的貨損貨差比較多，理賠負責人都很難記清楚哪些貨損貨差要處理，哪些不能處理，經常出現客戶打電話詢問的情況，只要打開OA就能知道哪些貨損貨差已經處理了，哪些還沒有處理，給理賠部的工作減輕了難度，同時也給了客戶一個滿意的答復。

貨損貨差處理理賠流程表單

貨損貨差理賠流程流程圖

流程說明：

1、這個流程到貨站點發起——理賠部受理——調查相關人員，填寫調查結論——理賠部受理人填寫處理意見——領導審批（注：此處設置了條件限制，根據賠款金額的不同要求經過審批的領導也不同，賠款金額在300元以下的不經過任何領導的審批，有理賠部直接負責賠款，賠款金額在301-1000元以內的必須經過副總經理審批后才能賠款，賠款金額在1001-3000元以內的還必須經過總經理的審批才能賠款，賠款金額在3001以上的還必須經過董事長的審批后才能賠款）——賠款處理——財務審核——存檔歸案，結束流程。

⑶、代收單往來管理流程

這個流程是鄭董名下的一個銷售五金機電的公司使用，主要是管理給客戶發貨以后產生的代收貨款單。以前的代收單管理采用傳統的是手工的模式，賬目比較混亂，就是代收單管理人員也不知道自己手里現在還有多少票代收單子、多少代收貨款沒有收回來，就是代收單子丟了也無從查起，現在用了這個流程以后，打開最后一個發起的流程，就能知道到現在為止還有多少票代收單子、多少代收貨款沒有收回來，一目了然，會計根據流程記賬也比較清楚，以前都是口頭說的，誤差比較大，有問題了責任也很難認定，現在有了這個流程這些問題就解決了，并且這個采用的是父子流程，父流程是銷售流程和分銷商用代收單抵賬流程，只要有代收單子產生的，等父流程結束后自動發起子流程，同時將父流程中每個代收單的明細自動映射到子流程中，減少了手工重復輸入的弊端，還比較準確，一定程度上減輕了工作量，提高了工作效率。

父流程表單1

父流程表單2

子流程表單

子流程流程圖

流程說明

1、不管是父流程1還是父流程2，結束后都可以發起子流程，并且父流程表單1中列表控件本日托運貨物（代收）詳單自動映射到子流程表單的列表控件本日簽收代收單詳單中，父流程表單2中列表控件代收單明細自動映射到自流程表單的列表控件本日簽收代收單詳單中，減少了重復錄入，最大限度的實現了資源共享。

2、如果父流程表單1中如果本日托運貨物（代收）詳單如果沒有內容的話，就是說今天的銷售沒有給客戶托運貨物或者說有托運貨物沒有代收單產生的，本流程結束后將不會發起父流程。

3、如果員工要去某個托運部或者物流公司取代收款的時候，由代收單管理人發起子流程，流程轉交到第三步，將自動將已經收回的代收單票數和代收款額從沒有收回來中減掉，和財務對賬的時候也比較快捷，減少了人工記錄的麻煩，提高了工作效率。

 

第五部分、通達OA產生的效益

 

公司使用通達OA網絡智能辦公系統有一年多的時間，在這一年多的時間了，公司的上上下下發生了很多的變化，其中明顯最終要的就是，在沒有用通達OA之前，公司總部和各個到貨站點之間傳遞文件都是以傳真的方式，一個月下來光傳真費有的3000多，自從用了OA以后，公司的傳真機幾乎就癱瘓了，一封文件一個郵件就能輕松搞定，而且比傳真還方便快捷，還有就是和各個到貨站點的對賬，以前對賬都是站點的人到總部親自來對賬，由于時間間隔比較長，稍微記的不清楚的地方就會產生誤差，用了OA的工作流后，實現了和站點時時對賬，每天給站點發起一個工作流就能搞定，還比較準確，總部財務室以前是6個人，有時候還是忙不過來，現在是3個人，還有上網玩的時間，節省了公司的開支。

由于物流公司運營模式的特殊性，公司的員工不可能在一個地方辦公，對于新入職的員工快速了解公司有一定的難度，但是通過OA可以快速掌握公司的一些基本情況，而且通過微訊、電子郵件等可以實現和異地員工之間方面快捷的溝通?，F在公司的業務全部都做成了工作流，領導們不管是在公司還是在外出差，只要通過查詢工作流，就可以對公司的運營情況了如指掌，正是既方便又快捷。

 

第六部分、結束語

 

首先非常感謝通達的相關人員花一定的時間來閱讀我的這一份參賽作品，不管能不能中獎都不是最重要的，重要的是借這次機會和大家相互交流一下對這款軟件的維護經驗。個人覺得通達OA確實是一款很不錯的辦公軟件，和其他辦公軟件相比起來有自己的特色在里面，同時通達的服務不得不讓人佩服，服務確實不錯，有問題了不管是通過QQ還是電話都會很耐心的講解，在此給通達的全體員工道一聲：“謝謝你們！你們辛苦了！”