我們能夠做得更好

廣東省佛山監獄應用案例

作者：廣東省佛山監獄 曾一峰

      提起以前單位同事在文件傳送、遞交報表的事情，大家還是記憶猶新，來回發送一個文件，一次

要送十幾個部門，費時費力不說，辦事效率還特低。2005年，在經過對比、試用后，我們摒棄了被寓

為"雞肋"的上級業務部門要求推行的系統內OA軟件，而是選擇了界面更簡潔、功能更強大的通達OA。

一、初試牛刀

       最初要求全部人員接受通達OA是一件非常長久和艱苦的過程，畢竟大家日積月累很多年的一些

所謂的習慣不是一朝一夕能夠改變的，萬事開頭難，我們從重要部門做起，從簡單的辦公自動化做起，

技術人員手把手教會各部門管理員后，不斷激起大家對辦公自動化的熱情，提高使用OA的積極性。

經過一段時間的推廣后，初步實現了單位內部信息發布、公文傳遞無紙化，文件流轉規范化，工作流

程科學化，現在全部文件的傳遞，網上交流就都在OA上能夠實現，大大地提高了工作效率。

二、協同工作，加強單位內部人員的溝通

       為提高工作效率，我們自己設計了一些OA的工作流程，比如說請假單、公文傳送、崗位申請表、

用車申請等一些工作流，加快了工作的效率，為單位的辦公環境帶來了很大的改觀，下達的文件、通

知、任務可以在幾秒鐘內同時傳達到相關人員，省卻了中間環節。大家可以隨時隨地都能夠在網上查

看各種資料，閱讀并打印出來，避免了為看一份文件而到處尋找浪費掉的大量時間。

       以前單位各部門溝通聯系的方式主要是通過電話、書面報告等形式，一個辦事流程一旦某個崗位

的人出差或者出現一些突發事情，就制約了整個流程的運作。在使用了通達OA系統后，情況等到明

顯改觀。

       每個流程的處理時間、責任人都相應明確、權限分明，具體事務落實到人，查有所依，有效協調

了各部門之間的協同工作問題，實現高效協同辦公。

       使用通達OA后，單位內部的溝通和交流就顯得更加及時、方便了，大家能夠通過討論區在網上

輕松、公平的交流，營造了單位的一個良好文化氛圍和融洽的團隊環境。單位職工之間可以通過在線

發送文件、通知和留言，不必打電話甚至親自到處找人，時時溝通，節省了時間，提高了效率。

三、進行二次開發，我們能夠做得更好

       通達OA除了能夠滿足我們的日常工作外，讓我們滿意的是還能夠進行辦公系統的二次開發，基

于單位各類報表任務繁重，基層人員為了報送每月的報表數據疲于奔波于各業務部門之間，重復于"

跑腿"功夫的現狀，我們就充分利用了通達OA的公共文件柜實現了我單位的電子臺帳應用，避免了日

常大量的業務數據都通過手工填寫、打印后堆滿單位檔案室的窘狀。電子臺帳的應用是我省系統內信

息化的先例，得到了領導和同事們的肯定。

       電子臺帳的設立我們是利用Excel表為基礎的，首先針對各類臺帳目錄建立好Excel文件后，根據

我單位人員的職位等級設置與之相應的編輯權限，然后在公共文件柜設置好各類報表的不同目錄（按

報表要求分部門、年份、業務種類），最后再建立各類二級子目錄，將我們想要控制的文件夾設為指

定人員防問、編輯、打印、下載，至今我們已經在OA上建立好了行政、辦公、人事、信息管理等報

表種類達50余種，建立公共文件柜十幾類，基本形成一個較為規范統一的電子臺帳目錄。

       通過對通達OA的不同層次的應用，我們日漸感覺到我單位的信息化層次上升到了一個新的臺階，

相信經過我們技術人中同的不懈努力，我們還會做得更好。