人民日報政務應用案例

 

一、用戶背景

在人民日報社日常工作中，各部門需要將本部門的工作動態、簡報、快訊以及通報（統稱簡報）等，呈送給分管的社領導。社領導根據簡報的內容，有的需要做出批示、指導工作，并退轉給呈報部門辦理落實。另外，報社多年來在辦公管理方面形成了數十種規范化的專項報批表單，如申請購買電子設備、申請辦理出入證等。而這些申請表單根據報社管理規定，需要經過有關職能部門審核、簽署意見，有的還要報社領導批示同意后方可辦理。

二、信息化動因

日常辦公全部走紙質加人工的方式，隨著日常業務日益繁重，簡報閱批和各類申請也隨之增多，報送、請示、批示的過程中消耗了大量的人力和紙張。

在這種情況下，報社領導希望能開發一套軟件系統，實現人民日報社簡報閱批和表單報批的自動化管理，最終實現真正的無紙化辦公。

三、信息化需求

(一)單點登錄

人民日報社簡報閱批系統和表單報批系統需要嵌入到內網的統一信息管理平臺上，實現單點登錄、統一認證。

(二)簡報閱批系統

人民日報社簡報閱批系統是指各部門將本部門的工作簡報、動態、快訊以及通報（簡稱簡報）等通過該系統呈送給相關的社領導，社領導既能夠方便閱讀，

也能根據內容需要對簡報進行批示（或轉批），批示完的簡報由秘書退轉給呈遞部門落實和歸檔。領導沒有簽批的簡報，該系統不予處理。

簡報閱批流程如下：

領導與秘書為一對一或者多對一的關系如下圖：

(三)電子表單報批系統

人民日報社表單報批系統，是需要將報社相關部門所有的電子報批表單（簡稱表單）進行流程化簽批的管理系統。這既保持了傳統紙質報批的表單樣式，又能通過電子化簽批過程，保證簽批的有效性和及時性。

同時要求對表單進行手寫簽批來保證簽批的安全性以及報社領導使用的方便性。

電子單據處理流程，可以根據工作實際定義，每個步驟的處理人可在電子表單上填寫相應的審批意見或者加蓋印章以及手寫簽批意見。

四、項目介紹

(一)單點登錄

人民日報社簡報閱批系統和表單報批系統需要嵌入到內網的統一信息管理平臺上，實現單點登錄、統一認證。用戶組織機構管理與人事系統組織機構人員信息同步。

架構圖如下：

(二)簡報閱批系統

1、功能說明

簡報管理功能：秘書可以對領導超過1個月已讀但未批示的簡報進行清理。

簡報統計功能：可以統計相關領導在指定日期范圍內，針對不同部門簡報的簽批情況。

簡報查詢功能：簡報查功能根據不同角色人員查詢不同的簡報。

簡報統計功能：統計本部門指定日期范圍內，所有呈遞的簡報。可按領導簽批狀態統計。

2、系統設置

根據用戶角色進行相應權限設置，確定他們的應用功能。用戶角色權限表：

3、主要界面說明

系統界面分為四部分，頂部為LOGO區域，人民日報社簡報閱批系統；下面基本信息區域，包含：當前用戶姓名、未讀簡報條數以及當前日期等；再下面是系統主體操作區域，分為左右兩個部分，左側為菜單欄，根據權限列出相應菜單，包括：未讀簡報、已讀簡報、簡報閱批、傳送簡報、簡報歸檔、簡報查詢、系統管理等功能，右側區域是列表區域，默認列出當前用戶未讀（未處理、未閱批）簡報。

簡報正文閱讀界面

領導點擊未讀簡報的標題后，進入簡報正文頁面，如下圖所示：

說明：點擊“閱批”按鈕進入表2領導簽批界面，點擊“返回”按鈕進入表1 領導閱讀界面。點擊“上一篇”、“下一篇”切換不同的簡報。

領導簽批：領導點擊閱批后，進入簡報簽批頁面。領導在簡報簽批頁面閱批簡報，可在任意位置手寫簽批，同時可以錄入文字簽批信息。

(三)電子表單報批系統

1、功能說明

在通達OA2009版的工作流的基礎上，開發了人民日報電子表單報批系統，在工作流模塊中融入了人民日報社的個性化需求。該系統主要實現各種日常申請的簽批工作，例如計算機設備申領等。通過此系統可以方便實現各類電子表單流程化處理，具有靈活、方便的特點，同時采用手寫或者簽名來保證簽批的安全性。

2、界面說明

流程定義（電子設備申購流程）

針對每個步驟可以設計其基本屬性、經辦權限、可寫字段等。同時支持條件分支、流程并發的高級設置。

電子表單（設備申購表單）

系統提供表單設計工具，能夠根據紙質單據快速設計出所需各種電子化表單。 

代辦工作：登錄系統后會列出當前用戶需要辦理的工作。新建工作菜單中可以發起當前用戶有權限發起的流程，工作查詢菜單中可以對歷史數據進行檢索和導出。系統設置中，完成表單、流程的設計。

表單查詢：根據不同表單，查詢字段會自動列出。查詢結果以列表形式返回，點擊標題可查看表單內容及審批情況。

五、項目實施

2009年7月初至2009年12月上旬為項目開發階段，2009年12月中下旬為項目實施階段。

1、開發過程

開發過程用時將近5個半月，開發過程的主要工作概括為：需求溝通——》開發——》演示、溝通——開發直至實施上線。

2、實施過程

信息部門內部測試 ——》提出大量修改意見 ——》修改——》再測試——》上線。

3、實施人員

黨群、張子建、王曉剛

六、項目成果

1、給用戶帶來價值

通過簡報閱批和表單報批的電子化，使得人民日報社辦公業務更加清晰透明、可追溯，節省了辦理時間，節省了紙張，大大提高了工作效率。同時，紙質表單的電子化也使得日常工作可以隨時追溯、統計，內部管理大大加強，得到報社用戶和報社領導的一致好評。

2、技術

對工作流模塊的辦理界面做了大量的個性化修改，其中對版式文件的修改工作量巨大。比如針對每個步驟都要求手寫簽批這一需求，我們在表單設計器里增加了兩個控件：版式控件和雙版式控件，同時在工作辦理、瀏覽界面，也增加了對這兩個控件的精細處理，完全模擬現實中紙質表單的工作模式——多個意見欄，多人分別簽批。這些工作的挑戰性比較大，每一個細節修改都牽動著工作流的各個環節。這些工作，使得我們項目開發人員對基于工作流項目的開發難度和工作量有了具體的經驗，對今后項目周期的評估和開發過程管理都非常有幫助。