一、用戶背景

山東美陵公司始建于1958年，地處國家級歷史文化名城齊國古都臨淄，1997年被山東省人民政府確定為規范股份制企業，2016年，美陵股份在“新三板”成功掛牌。公司擁有員工1200余人，其中工程技術人員占30%以上。美陵公司總占地面積360000平方米。公司下設以山東美陵化工設備股份有限公司為母體的機械制造板塊和以美陵環境科技（淄博）有限公司為母體的環保水務板塊。

1、機械制造產業

山東美陵化工設備股份有限公司是美陵公司機械板塊母體，下設山東美陵化工設備分公司、高強度緊固件分公司、汽車零部件分公司、生物助劑分公司、山東美陵美力達風機有限公司、青島博德化機有限公司。 公司自1967年專業生產化工設備與配件，是國內最早給石化行業配套的生產廠家之一,是國內最早進行高效節能換熱器開發制造的廠家。現主要從事Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ類高效節能換熱器、有色金屬（鈦、鋯、鎳）壓力容器、汽車零配件、高強度緊固件、重型鍛件的設計與制造。擁有A2級壓力容器設計與制造資質、美國ASME證（U鋼印）資質證書和A級壓力管道元件制造資質。現擁有發明和實用新型專利38項，專有技術24項，開發新產品30多種。公司1998年通過ISO9001國際質量管理體系認證，后來相繼通過了ISO14001環境管理體系認證、OHSAS18001職業健康安全管理體系認證、ISO10012測量管理體系認證，通過了德國萊茵公司對TS16949汽車及相關產品質量管理體系認證。2009年公司生產經營全部過程實現了ERP信息化管理。公司建有山東省省級企業技術中心和山東省高效節能換熱器工程技術研究中心。先后獲得全國守合同重信用企業、國家高新技術企業、山東省技術創新示范企業等榮譽稱號。高效節能換熱器為中國名牌產品、中國石油和化學工業聯合會知名品牌產品，高強度緊固件為山東名牌產品。

2、環保水務產業

美陵環境科技（淄博）有限公司成立于2001年，是美陵公司環保水務板塊的母公司，下設山東美陵中聯環境工程有限公司、淄博市天齊淵供水有限公司、青州市美陵污水凈化有限公司、濟寧美陵污水凈化有限公司、臨淄污水凈化分公司、天齊淵礦泉水分公司。

公司主要從事節能環保設備的設計與制造，環境工程的咨詢、設計、建設與運營，城市供水、礦泉水的生產與銷售等。擁有建設項目環境影響評價資質、工程咨詢資質、環境工程專項設計資質、市政行業專業設計資質、環保工程專業承包資質、環境污染治理設施運營資質。現擁有授權專利32項，專有技術34項。公司是國家高新技術企業、中國環境保護產業骨干企業、全國環境污染治理設施運營十強企業。

多年來公司堅持產、學、研相結合，與中石化工程建設公司、洛陽石化工程公司、北京化工大學、天津大學、石油大學、清華大學、上海緊固件與焊接材料研究所等大專院校、科研單位建立了密切的技術合作關系，共同致力于技術含量高、經濟實用型新產品的研制與開發，并形成了自己的特色產業：高效節能的機械制造業和環保水務產業。高效節能的機械產品廣泛應用于中石化、中石油、中海油、中國化工及地方煉油化工企業；環保水務板塊集設計、施工、投資、運營為一體，積極引進國內和國際先進技術，成為山東省一流的環保水務企業。

二、信息化動因

隨著企業不斷深入發展,院領導越來越重視信息化建設，讓領導也深受信息化變革所給教學、企業帶來的巨大便利和效益，為進一步改變企業的辦公方式，大大提高辦公效率和質量，同時也為節約人力和財力。為員工提供更快速、更智能的統一通訊平臺，公司領導毅然決定通過政府采招的形式，引入目前最前沿的網絡辦公平臺，跟上信息化變遷的步伐。

三、信息化需求

1、系統需要滿足企業的通訊需要。如：即時通訊、內部電子郵件、短消息、公告通知、事務提醒等多個常用功能。

2、系統的安裝和維護需要簡單、快捷，并且具有比較出色的性能。

3、性價比高，容易使用和維護、后續升級服務及時，可擴展性好。

4、工作流審批支持移動端隨時隨地業務審批。

5、工作流審批支持電子簽章（電腦端和手機端），并具有法律效力。

6、能實現電子文檔資料的存儲。

四、項目實施

通達OA的很多功能在實施過程中都取得了良好效果，下面重點列舉幾個功能模塊說明。

1、登陸界面

界面可以選取通達默認的界面，通達技術人員也可以根據我們的實際需要設計成自己的個性化登錄界面。

2、登陸之后的個性化界面

3、也可以是信息中心的展示界面：

支持一鍵拖拽，將自己經常用到的信息可以拖動到頂部顯示，以便方便快捷的找到自己想要的信息。比如電子郵件、公告通知、新聞、工作流等模塊。

4、電子郵件

電子郵件在公司日常使用中，占有非常高的比重，所有重要事項都會以發送電子郵件通知部門和人員，抄送給領導作為知會方式。避免了口頭通知和電話通知的不穩定因素，正式的郵件已經發送給對方，對方不查收郵件是他工作的失職，查收了郵件不辦理？郵件同時也抄領導了，肯定會有結果出來。

5、信息發布

在沒上通達OA之前，公司發布公告是通過在公告欄里張貼文件，受到地理位置和天氣影響，也存在張貼公告后，張貼的文件被雨水打濕和人為撕碎的情況，常常是發布了公告后，很長時間大多數人都還是不清楚，公司旗下各地區公司也存在不能及時通報的情況，延誤性較大，另外通過微信等方式發布信息，生活信息混雜，無法進行后期查詢統計等。

在使用OA平臺的信息通告后，只要登陸公司OA，就可以在公告欄中顯眼的位置看到紅頭標題的通知，具有時效性和有效性。而且現在在后臺還可以查詢已讀及未讀人員，方便日后統計。

6、公共文件柜

對于企業內部的一些文件可以放在公共文件柜中，并且可以對這些文件設置權限，提高文件的安全性。

將企業的規章制度、常用到的表格等資料可以放到公共文件柜中，以便員工查閱及下載。

7、組織架構

（1）部門

組織機構的編號由三位純數字組成，第一層1開頭，按照順序1XX排列；第二層2開頭，按照各部門順序排列；第三層3開頭，以此類推。

（2）角色職務

（3）人員信息

序號	內容	建設情況（人員名單）	備注
1	人員信息	人員信息已全部錄入，共376人。
2	系統管理員	崔健
3	設備公司管理員	張曉
4	風機公司管理員	徐
5	緊固件公司管理員	李
6	汽配公司管理員	楊
7	青島博德公司管理員	楊菁
8	中聯環管理員	宋立
9	供水公司管理員	潘紅
10	礦泉水公司管理員	李
11	第二項目組管理員	付

為保障公司信息化系統人員賬號一致的原則，美陵辦公系統人員的賬號采用公司代號加流水碼的形式，原在ERP系統有賬號的人員采用原賬號，其余公司新編賬號，公司代號如下：

公司	設備	風機	緊固件	汽配	博德	中聯環	供水	礦泉水	博弘	美聯電力	加油站	集團公司	財務
代號	S		J	Q	B	Z	G	K	W	D	Y	JT	CW

員工代號開始使用之后，不可刪除，公司內部轉崗人員帶賬號轉崗，辭職、退休人員賬號停用。保證公司內部編號統一且唯一。

8、流程中心

以下表單是公司統一使用的做進協同辦公系統的表單，對應各自不同的流程.

（1）發票入賬申請單

（2）車輛費用報銷單

（3）付款申請單

注：付款申請單在審批過程中，如果中間出現駁回要求變更付款額的，需要發起人更改付款額度以后從新開始流程審批。已經使用ERP的單位在系統融合之前可附帶ERP系統中形成的請款單照片，待系統融合后直接從系統中推送；未上ERP系統的單位可從財務部門提取數據，經財務人員審核后提示付款。

（4）培訓費用報銷單

（5）出差費用報銷單

（6）繳款單

（7）費用直接報銷申請單

（8）固定資產錄入申請單

流程操作說明：

1、所有涉及發票錄入的流程，在流程結束之后，發起人打印審批流程表，跟發票一起交財務往來會計進行處理；

2、所有的付款流程，差旅費以及費用直接報銷的由現金出納直接處理（股份公司如果走銀行，內部溝通；環境公司走銀行的話，需要現金出納進行委托處理），材料、固定資產走銀行出納（股份如果走現金，內部溝通；環境走現金需要進行委托處理）。資金不足支付的情況下，出納先行退回經辦人，待資金余額滿足時可由經辦人直接推送給出納；

3、直接報銷的發票（會議費、快遞費、通信費、ETC等），按照直接報銷付款申請流程處理，股份公司按照大于1000元銀行出納，其余金額現金出納處理；環境公司按照流程進行委托處理；

4、所有涉及財務的業務，只有處理完成實際業務之后再在系統中進行轉交下一步的處理；

5、涉及設備、風機、緊固件、汽配公司發票錄入和付款申請數據融合的流程，發票錄入流程中的來源于ERP系統進貨發票維護的明細，在流程中以附件的形式附帶，列表只體現金額、稅額和價稅合計。申請付款流程中的明細體現請款單中的所有明細；

6、某人員如果要辦理非本公司業務流程的，暫時不進入辦公系統或者經項目組同意單獨設置流程來處理。

9、公告通知

公告通知可以按照普通格式或者MHT格式，按照部門、角色和人員選擇發布范圍，編輯器能很好的支持圖文混排，并支持模板。可以上傳附件并控制附件的下載打印權限、可以選擇使用系統短信或者手機短信進行提醒。發布人員可以查看閱讀情況。

10、車輛管理：

11、人力資源管理

12、知識管理

文件管理包括公共文件柜、網絡硬盤和圖片瀏覽等主要模塊

（1）公共文件柜

公共文件柜可作為文檔中心、規章制度管理中心和文件共享管理中心進行管理，在文件柜中可以建立無限多級文件夾，而且可以單獨對每個文件夾進行權限設置，從而把不同文檔柜賦予不同的部門或人員進行管理和維護。權限分為訪問、管理、新建和下載/打印權限，可以分別按照人員、部門和角色來進行授權。可以在線建立并編輯Office文件、也可以通過“附件”上傳任意類型的文件。

文件列表界面：

（2）網絡硬盤

網絡硬盤實現對服務器上文件的管理，并以訪問、管理、新建和下載/打印權限進行細化授權，以人員、部門和角色為范圍進行授權。網絡硬盤除可作為文件共享與管理、在線視頻點播等功能的實現平臺。

播放界面：

（3）圖片瀏覽

圖片瀏覽也是系統中實現文件共享的重要模塊之一，但該模塊主要實現對圖片文件的管理和預覽，并可設定相關的“開放范圍”、“上傳權限”和“管理權限”。在打開圖片瀏覽時，會將該文件夾下面的所有圖片以縮略圖的方式顯示，用戶可以按名稱等類型進行排序調整，并可以上傳和刪除管理圖片。

以上為美陵信息化綜合集成項目-協同辦公系統第一期實施的內容（主要涉及以上提到的工作流、公告、內部郵件以及個人、公共文件柜的使用）。

五、客戶端登錄

六、項目成果

OA系統用戶數：允許登錄用戶719，禁止登錄用戶59，合計778人。

平時在線人數已達到300人以上。

公告、新聞、內部郵件、即時通訊、文件柜、工作流、得到大范圍應用。

OA系統手機版也逐漸被認可和應用。

七、案例點評

利用OA現代化辦公手段，確確實實為事業單位帶來了顯而易見的效益。OA的使用大大提高了管理層的辦事效率和透明度，也更增加了領導對OA使用的積極性。通過OA，領導能及時了解公司動態、隨時調閱相關資料，是領導有力的企業管理工具。

對廣大職員來說，員工對OA的態度由開始的被動變為依賴，是一種辦公理念的蛻變。OA使員工對公司動態掌握更多，更及時，辦公效率提高、節省人力，這是以前紙質時代難于實現的。由于大量使用OA處理工作事物，辦公耗材大幅減少，節省不少財力。對跨地域的分公司而言，又少了很多舟車之苦。

總之，通達OA不斷的改進創新，將為企業帶來更多的效益！